En el entorno empresarial actual, caracterizado por la incertidumbre, la competencia feroz y los cambios constantes, la capacidad de adaptarse y responder rápidamente a las nuevas demandas del mercado es fundamental. Es aquí donde el libro Scrum de Jeff Sutherland cobra especial relevancia, ofreciendo una metodología innovadora para el management que promete transformar radicalmente la forma en que las empresas abordan sus proyectos.
Lejos de los enfoques tradicionales y rígidos, Scrum se centra en aumentar la productividad y la eficiencia mediante la eliminación de errores y esfuerzos innecesarios. Esta metodología no se limita exclusivamente a los programadores, sino que involucra a todos los participantes del proyecto, incluyendo a los clientes, fomentando así una colaboración estrecha y una comunicación fluida entre todos los interesados.
El pilar fundamental de Scrum son los «sprints», ciclos de trabajo cortos y repetitivos que permiten la mejora continua del producto y una rápida adaptación a los cambios. Estos sprints, que generalmente duran entre una y cuatro semanas, facilitan la gestión del tiempo, la identificación temprana de problemas y la realineación oportuna de los objetivos, brindando la agilidad necesaria para prosperar en un entorno empresarial en constante evolución.
En un mundo donde la innovación y la capacidad de respuesta son claves para el éxito, la metodología Scrum de Jeff Sutherland se presenta como una herramienta poderosa para impulsar la eficiencia, fomentar la colaboración y mantenerse a la vanguardia de las tendencias del mercado. Al adoptar este enfoque ágil y adaptable, las empresas pueden maximizar su potencial y alcanzar un rendimiento superior en la gestión de proyectos, preparándose para los desafíos y oportunidades del futuro.
Complementa la lectura de Scrum de Jeff Sutherland con Métodos ágiles: Scrum, Kanban y Lean (ver Métodos ágiles del Siglo XXI : Scrum, Kanban, Lean).
Abandona el método tradicional en cascada y adopta scrum para alcanzar tus objetivos
¿Cuántas veces has planeado completar un proyecto solo para encontrarte dolorosamente atrasado a medida que se acerca la fecha límite? Desafortunadamente, esto sucede con frecuencia cuando se utilizan procesos de gestión tradicionales, como el método en cascada, ejemplificado por los diagramas de Gantt.
Los diagramas de Gantt ilustran las líneas de tiempo de los proyectos mediante barras paralelas codificadas por colores que indican el tiempo y la duración de las diferentes partes del proceso, que pueden ocurrir simultáneamente. Aunque son herramientas organizativas populares, a menudo asumen una importancia desproporcionada. Cuando un proyecto se retrasa, los gerentes suelen asignar más recursos para ajustarse al cronograma, en lugar de adaptar el trabajo al proyecto, lo que puede llevar a resultados desastrosos.
Un ejemplo notable es el intento del FBI de implementar un sistema de software modernizado llamado Virtual Case File (VCF) para mejorar el intercambio de información y prevenir incidentes como el del 11 de septiembre. Utilizando un diagrama de Gantt, la agencia estableció una fecha límite para cada hito importante. Así, la etapa de «diseño técnico» estaba programada para finalizar en una fecha específica, momento en el cual comenzaría la fase de «codificación y pruebas» del proyecto. Desafortunadamente, el proyecto se desmoronó antes de que se escribiera una sola línea de código, desperdiciando años de trabajo y 170 millones de dólares de los contribuyentes.
Dado que estos tipos de fracasos ocurren periódicamente con el método en cascada, muchas organizaciones han adoptado el sistema de gestión de proyectos Scrum. Scrum se caracteriza por la construcción de equipos y la retroalimentación constante. Este enfoque orientado al equipo se refleja en su nombre, que describe el momento en un partido de rugby cuando el equipo trabaja unido para mover la pelota por el campo, todos con un objetivo claro.
Este proceso ha demostrado ser efectivo: cuando el FBI aplicó Scrum a Sentinel, su siguiente intento de modernización a gran escala, la agencia implementó el sistema con éxito en menos tiempo, con menos personas y a un costo menor.
La gestión de proyectos efectiva: Fomentar un trabajo en equipo excepcional
El éxito de un proyecto depende en gran medida de la capacidad del equipo para trabajar en conjunto de manera eficiente. Como gerente, puedes mejorar el rendimiento del equipo implementando cuatro cambios clave.
En primer lugar, permite que los miembros del equipo decidan cómo alcanzar los objetivos. Un ejemplo ilustrativo es el de los reportajes galardonados de NPR sobre la Primavera Árabe en Egipto. El personal responsable de la cobertura tenía autonomía total, lo que les permitió tomar decisiones sobre la producción de sus historias y enfrentar desafíos como la burocracia egipcia, la traducción y los problemas de seguridad.
En segundo lugar, asegúrate de que tu equipo tenga un propósito más amplio. Los equipos son más poderosos que la suma de sus partes, por lo que es fundamental expandir las expectativas del personal y garantizar que todos trabajen hacia un objetivo común. Este sentido de propósito fue un factor clave en el éxito de NPR durante la Primavera Árabe, ya que el evento representaba una oportunidad única de reportaje que motivó a los periodistas.
El tercer cambio consiste en fomentar la colaboración entre equipos y la creación de nuevos equipos autosuficientes. Los equipos deben ser multifuncionales y poseer todas las habilidades necesarias para completar un proyecto. La diversidad en habilidades, pensamiento y experiencia contribuye a mejores resultados, ya que el enfoque se centra en el producto final y no solo en los miembros individuales del equipo.
Finalmente, reduce el tamaño de los equipos para mejorar su eficiencia. Para la mayoría de los equipos, el número ideal de miembros es siete (más o menos dos personas). Equipos más pequeños facilitan la comunicación y evitan la sobrecarga cognitiva, permitiendo que los miembros se concentren en sus tareas sin distracciones innecesarias.
Implementar estos cambios puede transformar la dinámica de tu equipo y llevar a un rendimiento superior en la gestión de proyectos.
Establece un sistema de retroalimentación regular para mantener tu proyecto en marcha
Es bien sabido que los seres humanos somos deficientes al estimar el tiempo necesario para completar tareas, lo que puede generar serios problemas en la gestión de proyectos. Afortunadamente, Scrum aborda este desafío mediante un sistema denominado Sprints, que facilita la gestión del tiempo para tu equipo.
Los Sprints son períodos cortos de trabajo, generalmente de una a cuatro semanas, enfocados en una tarea específica. Al finalizar cada Sprint, el equipo se reúne para revisar el progreso y ajustar los objetivos antes de iniciar el siguiente Sprint. La principal ventaja de este proceso es la capacidad de responder rápidamente a los problemas; al revisar regularmente, puedes recalibrar los objetivos para la siguiente ronda de Sprints, evitando que se inviertan meses en tareas que finalmente se descartan.
Para utilizar este proceso de manera eficiente, es crucial enfocarse en una tarea por Sprint. La brevedad de los Sprints permite una concentración efectiva. Además, es beneficioso establecer un ritmo de trabajo consistente, evitando alternar entre Sprints de duraciones muy dispares.
Otra estrategia para mejorar la gestión del tiempo es implementar Reuniones Diarias de Pie. Estas reuniones, que se realizan a la misma hora todos los días, plantean tres preguntas clave: ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a completar el Sprint? ¿Qué harás hoy? ¿Qué obstáculos enfrentas? Mantener a todos de pie y limitar la reunión a 15 minutos maximiza la eficiencia.
Un ejemplo práctico de la efectividad de estas reuniones es el caso de Eelco Rustenburg, quien las implementó durante la remodelación de su casa. Gracias a las reuniones diarias, el proyecto se completó en solo seis semanas, cumpliendo con el plazo establecido. Impresionados por el éxito, sus vecinos intentaron replicar el proyecto con los mismos contratistas, pero sin utilizar Scrum, lo que resultó en un retraso significativo, extendiendo el proyecto a tres meses.
Implementar un sistema de retroalimentación regular como los Sprints y las Reuniones Diarias de Pie puede transformar la gestión de tu proyecto, asegurando un progreso constante y eficiente.
Maximiza la eficiencia evitando distracciones y desperdicio
Para alcanzar tus objetivos de manera efectiva, es crucial evitar el desperdicio y las distracciones que puedan desviar tu enfoque de la tarea en cuestión. A continuación, se presentan algunas estrategias para eliminar el desperdicio y maximizar la eficiencia:
En primer lugar, es fundamental concentrarse en una tarea a la vez. El multitasking puede parecer atractivo, pero en realidad desperdicia tiempo y energía. Dedícate por completo a una actividad antes de pasar a la siguiente.
Además, es esencial utilizar lo que has creado. Si no aprovechas los frutos de tu trabajo, estarás desperdiciando esfuerzo, tiempo y recursos. Un ejemplo notable es el caso de General Motors, que experimentó grandes pérdidas en 2012 debido a la acumulación de $7.5 mil millones en camiones no vendidos.
Otra forma de evitar el desperdicio es corregir los errores de inmediato. Cuanto más tiempo transcurra, más difícil será solucionar el problema. Un estudio realizado por Palm, un fabricante de smartphones, reveló que corregir un error tres semanas después de su aparición toma un promedio de 24 horas, en comparación con solo una hora si se aborda el mismo día.
Asimismo, es crucial evitar sobrecargar a los empleados, ya que esto puede conducir a distracciones, errores y una disminución en la productividad. Trabajar menos horas, tomar vacaciones y almorzar fuera de la oficina pueden mejorar la calidad del trabajo y, en última instancia, aumentar la eficiencia.
Un estudio demostró que los jueces israelíes toman decisiones mejor fundamentadas después de un descanso, mientras que son más propensos a cometer errores justo antes de una pausa, cuando tienen poca energía.
En resumen, para maximizar la eficiencia y alcanzar tus objetivos, es fundamental evitar el desperdicio y las distracciones. Sé razonable y no desperdicies la motivación de tus empleados estableciendo metas inalcanzables. Una serie de crisis y casi fallos agotará a tu equipo, por lo que es crucial mantener un enfoque claro y realista.
Fomenta la felicidad de tus empleados para incrementar la productividad
¿Cómo se relaciona la felicidad con el éxito? Las personas no son felices porque tienen éxito; tienen éxito porque son felices.
Un ejemplo destacado de este principio es Zappos. Este exitoso minorista se esfuerza por mantener a sus empleados felices mediante programas que fomentan la conexión, como un «campamento de entrenamiento» introductorio y «aprendizajes» internos para promover el crecimiento y el aprendizaje continuo. Gracias a estas políticas, Zappos ha logrado un crecimiento anual del 124%.
Además de la conexión, la visibilidad es otro valor crucial que las empresas pueden apoyar para promover la felicidad. La visibilidad, opuesta al secretismo, es esencial porque el secretismo genera sospechas y desconfianza, lo que reduce la motivación y perjudica el rendimiento.
Para evitar el secretismo y promover la visibilidad, coloca los proyectos en un lugar donde todos puedan verlos. Una forma efectiva de hacerlo es mediante un tablero Scrum que liste cada proyecto bajo las columnas: Backlog, Por Hacer, En Progreso, En Revisión y ¡Hecho! De esta manera, todos pueden ver qué proyectos están en marcha y cuáles están estancados, permitiendo a los empleados intervenir y ayudar donde más se les necesita.
Otra estrategia para mejorar la visibilidad es identificar el kaizen, que significa «mejora» en japonés, después de cada Sprint. Organiza una Retrospectiva del Sprint y haz preguntas a tu equipo como:
- En una escala del uno al cinco, ¿cómo te sientes respecto a tu rol en la empresa?
- En la misma escala, ¿cómo te sientes respecto a la empresa en general?
- ¿Por qué te sientes así?
- ¿Qué una cosa te haría más feliz en el próximo Sprint?
Presta especial atención a las respuestas a la última pregunta y, si es posible, implementa las mejoras de inmediato. Esto promoverá la confianza y la felicidad en el equipo, lo que en última instancia conducirá a mejores resultados.
Fomentar la felicidad y la visibilidad en el lugar de trabajo no solo mejora el ambiente laboral, sino que también impulsa la productividad y el éxito de la empresa.
La priorización: Pilar fundamental en la gestión de proyectos
Uno de los valores centrales de Scrum es la capacidad de priorizar, una tarea esencialmente atribuida al Product Owner, quien determina qué hacer y cuándo hacerlo.
En el modelo Scrum, existen tres roles principales:
- Miembro del equipo.
- Scrum Master, quien facilita la colaboración efectiva del equipo.
- Product Owner, responsable de la visión general del proyecto, la gestión del backlog y la dirección de cada sprint.
Para desempeñar su función de manera efectiva, el Product Owner debe poseer las siguientes características:
- Conocimiento profundo del mercado específico.
- Autoridad para tomar decisiones sin interferencias de la gerencia.
- Disponibilidad para explicar claramente las necesidades del proyecto a los miembros del equipo.
- Responsabilidad sobre el producto final y los ingresos generados.
El rol del Product Owner se inspira en los Ingenieros Jefes de Toyota, quienes son responsables de sus propias líneas de productos, como el Corolla. Aunque el Ingeniero Jefe del Corolla crea y guía el equipo, no le reportan directamente, sino que su función es crear una visión y persuadir al equipo para que la compartan.
Dentro del sistema Scrum, los Product Owners utilizan el ciclo OODA para tomar decisiones basadas en retroalimentación en tiempo real. OODA significa Observar (evaluar la situación actual), Orientar (analizar cómo crear más posibilidades), Decidir y Actuar. Una vez completados estos pasos, el Product Owner reinicia el ciclo comenzando nuevamente con Observar (evaluando los resultados de la acción anterior).
Este proceso de toma de decisiones, utilizado por pilotos de combate, implica primero evaluar el peligro actual, luego modificar la posición, determinar la siguiente acción y finalmente ejecutarla, antes de comenzar el ciclo nuevamente. Al decidir en qué Sprint embarcarse, los Product Owners deben seguir este mismo proceso.
La capacidad de priorizar eficazmente no solo asegura que el equipo trabaje en las tareas más importantes, sino que también maximiza el valor del producto final, alineándose con los objetivos estratégicos y las necesidades del mercado.
Pasos esenciales para implementar tu primer Proyecto Scrum
Ahora que has comprendido cómo Scrum puede ayudarte a completar proyectos, ¿cómo puedes implementar este sistema en tu propio lugar de trabajo? A continuación, se presentan los pasos esenciales:
- Designa un Product Owner.
- Selecciona un equipo. Asegúrate de que el equipo esté compuesto por entre cinco y nueve personas, abarcando todas las habilidades necesarias para el proyecto.
- Elige un Scrum Master. Esta persona debe estar familiarizada con los conceptos de Scrum y será responsable de entrenar al equipo en las mejores prácticas de Scrum.
- Crea el Backlog del Proyecto. Esta es una lista de tareas que necesitarás completar.
- Prioriza las tareas en el backlog. Mueve las tareas con mayor valor y menor riesgo a la parte superior del backlog. Considera preguntas como: ¿Qué tareas tienen el mayor impacto en el negocio? ¿Cuáles son más importantes para el cliente? ¿Cuáles generarán más ingresos? ¿Cuáles son más fáciles de completar?
Es importante también considerar lo que es realista y lo que apasiona al equipo. Al revisar el backlog y tomar decisiones sobre por dónde empezar, prioriza lo que sea más fácil de lograr y más valioso.
- Asegúrate de que todas las tareas en el backlog sean realizables en Sprints. Cada tarea debe poder completarse en menos de un mes.
- Organiza la primera reunión de Scrum y planifica el primer Sprint.
- Crea un Tablero Scrum para asegurar que todo el trabajo sea visible.
- Realiza reuniones diarias de pie para asegurar que el Sprint inicial se desarrolle sin problemas.
- Al completar el Sprint, organiza una Revisión del Sprint para que el equipo pueda demostrar que han producido algo utilizable. Mantén esta reunión abierta a cualquier interesado, incluidos ejecutivos y gerentes de la empresa.
- Realiza una Retrospectiva del Sprint y encuentra mejoras accionables que puedas implementar para apoyar al equipo en futuros Sprints.
- Una vez completado esto, pasa al siguiente Sprint.
Implementar estos pasos te permitirá establecer un sistema Scrum efectivo y eficiente, facilitando la gestión de proyectos y mejorando los resultados.