La cuestión del liderazgo es una cuestión recurrente desde este espacio. Las últimas reseñas me referí al mito del liderazgo fuerte y a los tipos de líder. En esta ocasión para es para explicar los factores de éxito que marcan el destino de cualquier proyecto.
La literatura empresarial esa llena de historias inspiradoras, de proyectos con una gran visión que se convierten en una realidad triunfante (el clásico ejemplo del iPod de Apple que pasó de ser un proyecto con un solo empleado a un lanzamiento de producto de enorme éxito en once meses). Pero la realidad es que los éxitos son la excepción. Los esfuerzos más modestos, ya sea iniciar una pequeña empresa, organizar una conferencia o simplemente terminar a tiempo un proyecto de trabajo, también suelen fracasar. ¿Por qué?
Comprender qué distingue los triunfos de los fracasos ha sido el trabajo de toda la vida del profesor de Oxford Bent Flyvbjerg. Ahora junto con el exitoso autor Dan Gardner revelan los secretos para planificar y ejecutar con éxito proyectos ambiciosos a cualquier escala en Cómo hacer grandes cosas: Los sorprendentes factores que marcan el destino de cualquier proyecto. En el libro abordan preguntas difíciles como por qué fracasan tantos proyectos grandes y qué hace que los que tienen éxito se destaquen del resto. Con historias de éxito de la vida real y cuentos con moraleja, sus lecciones se pueden aplicar a proyectos de cualquier tamaño o forma. Una lectura que no garantizará nada, pero seguro que contribuirá a nuestro próximo proyecto tenga una mayor probabilidad de éxito.
Principales ideas de Cómo hacer grandes cosas
- La ley de hierro de los megaproyectos.
- Evitar la falacia del compromiso.
- El poder de pensar de derecha a izquierda.
- Encuentra tu Lego
La ley de hierro de los megaproyectos.
A todos nos ha pasado: has iniciado un gran proyecto con grandes esperanzas en mente, pero acaba siendo un fracaso. Quizás te embarcaste en un proyecto de renovación de tu casa y terminaste con la cuenta corriente vacía y el baño sin terminar. O viste a un amigo emprender un proyecto que parecía simple, sólo para salirse de control y terminar en un desastre. Bueno, si este es el caso, no estás solo. De hecho, según datos de diversos campos y países, la mayoría de los grandes proyectos, ya sean financiados por el gobierno o pequeñas renovaciones de viviendas, tienden a exceder el presupuesto y tardar más de lo previsto en completarse.
Aquí es donde entra en juego la ley de hierro de los megaproyectos. Explica que iniciativas enormes y complejas, como la construcción de un nuevo aeropuerto o una línea ferroviaria de alta velocidad, casi siempre superan el presupuesto, el cronograma o ambas cosas. Resulta que sólo el 8,5 por ciento de los 16.000 proyectos estudiados por los autores alcanzaron sus objetivos tanto en coste como en tiempo.
¿Por qué es este el caso? Porque los megaproyectos dependen de sistemas complejos que son inherentemente difíciles de predecir y controlar. Los acontecimientos imprevistos, los cambios en los requisitos y la mala gestión pueden contribuir a retrasos y sobrecostos. Lo que es más, los megaproyectos a menudo involucran a numerosas partes interesadas con intereses diferentes, lo que puede generar desacuerdos y retrasos en la toma de decisiones.
Ahora bien, quizás puedas pensar: «No soy un funcionario gubernamental ni un ejecutivo corporativo, así que esto no se aplica a mí». Pero ahí es donde te equivocas. Incluso los proyectos pequeños, como la renovación del baño, son susceptibles a sobrecostos y retrasos. ¿Por qué? Porque casi todo lo que hacemos hoy en día está integrado en sistemas complejos. Desde la producción y distribución de energía hasta la propagación de virus, todos formamos parte de sistemas complejos que son propensos a sufrir interrupciones y retrasos.
Por ejemplo, tomemos el caso de una pareja que, después de comprar una casa en ruinas, consigue que un constructor estime el coste de una renovación completa. El constructor les cotiza 260.000 dólares, pero 18 meses después, la pareja ya ha gastado 1,3 millones de dólares y el proyecto está lejos de estar terminado. Ese es el tipo de sobrecoste que esperaríamos encontrar en una distribución de cola gruesa, que es una forma elegante de decir que los eventos extremos son más comunes de lo que pensamos.
Y aunque las grandes corporaciones y los gobiernos pueden simplemente pedir prestado más dinero o aumentar los impuestos para financiar estos sobrecostos, la mayoría de nosotros no podemos darnos ese lujo. Si una pequeña empresa o un individuo queda atrapado en la gran cola de la distribución, puede desaparecer por completo. Por eso es tan importante tomar en serio estos riesgos, sin importar el tamaño del proyecto.
Evitar la falacia del compromiso.
¿Alguna vez te has encontrado aferrado a un proyecto que no está funcionando, simplemente porque ya has invertido mucho tiempo, esfuerzo o dinero en él? Si este es el caso, podrías ser víctima de la falacia del compromiso, que se refiere a la tendencia a seguir invirtiendo en un proyecto o decisión fallida simplemente porque ya hemos invertido mucho en él. Es un error común cometido por formuladores de políticas y gerentes de proyectos que creen que simplemente comprometiéndose con un curso de acción particular, pueden superar cualquier obstáculo que se les presente. Desafortunadamente, esta forma de pensar a menudo conduce a resultados desastrosos.
Un ejemplo de esto en acción sería el proyecto ferroviario de alta velocidad de California. En 2008, los votantes aprobaron una medida de 9 mil millones de dólares para financiar la construcción de una línea ferroviaria de alta velocidad entre San Francisco y Los Ángeles. Se esperaba que el proyecto costara 33 mil millones de dólares y se completara en 2020. Sin embargo, en 2019, el proyecto solo estaba completado en un 20 por ciento, con un costo proyectado de 80 mil millones de dólares y una fecha de finalización de 2033.
Entonces, ¿qué salió mal? Los formuladores de políticas cayeron en la falacia del compromiso. Se comprometieron con el proyecto sin comprender completamente los desafíos que enfrentarían. Sobreestimaron el apoyo público al proyecto y subestimaron el costo y la complejidad de construir una línea ferroviaria de alta velocidad a través del variado terreno de California.
Uno de los mayores desafíos fue adquirir el terreno necesario para el proyecto. Los propietarios de tierras lucharon con uñas y dientes contra el proyecto, lo que provocó importantes retrasos y aumentó los costos. Los ambientalistas también expresaron su preocupación por el impacto potencial de la línea ferroviaria en especies en peligro de extinción y otros recursos naturales.
A pesar de estos desafíos, los formuladores de políticas continuaron impulsando el proyecto, insistiendo en que era necesario para el crecimiento económico y la sostenibilidad ambiental del estado. Continuaron comprometiendo cada vez más recursos para el proyecto, incluso cuando los costos y los retrasos aumentaban.
¿Qué se puede aprender de esta experiencia? En primer lugar, al poner en marcha un nuevo proyecto, seas realista acerca de los desafíos que podrías enfrentarte. No te limites a comprometerte y esperar que todo salga bien. En su lugar, considera cuidadosamente los riesgos y desafíos de cualquier proyecto antes de comprometerle recursos significativos.
En segundo lugar, asegúrate de ser transparente sobre los costos y riesgos de tu proyecto. Aprende de los errores de los formuladores de políticas de California: no fueron honestos con el público acerca de los desafíos que enfrentarían y los costos potenciales de sus propuestas. Si lo hubieran hecho, habrían ayudado a generar confianza y apoyo público, incluso frente a obstáculos importantes.
Por último, se siempre flexible durante la duración de su proyecto. A veces, incluso los planes mejor trazados salen mal. Cuando esto suceda, deberás estar dispuesto a ajustar sus planes y adaptarte a las circunstancias cambiantes. Esto te ayudará a evitar la falacia del compromiso y garantizará que puedas alcanzar tus objetivos políticos de la manera más eficaz y eficiente posible.
El poder de pensar de derecha a izquierda.
¿Alguna vez te has enfrentado a una tarea desalentadora y te has sentido abrumado con sólo pensar por dónde empezar? ¿O tal vez tenía un gran objetivo en mente pero te costó trazar los pasos necesarios para lograrlo? Puede resultar difícil saber por dónde empezar y cómo llegar allí. Después de todo, no estamos hablando de tareas pequeñas: estamos hablando de objetivos audaces que requieren recursos y coordinación para lograrse. Afortunadamente, existe un método para superar estos desafíos, sin importar la escala de su proyecto.
Se llama pensar de derecha a izquierda o ingeniería inversa, e implica trabajar hacia atrás desde el resultado deseado para determinar los pasos necesarios. Esto contrasta con el pensamiento más común de izquierda a derecha, en el que se comienza con la situación actual y se intenta descubrir cómo seguir adelante.
Un ejemplo de este enfoque en acción es el Museo Guggenheim de Bilbao, España. La ciudad estaba pasando apuros económicos y el gobierno local quería revitalizar la zona. Reconocieron que un museo de talla mundial podría atraer turismo y generar ingresos, por lo que se propusieron traer el Guggenheim a Bilbao.
En lugar de comenzar con un plan para el museo en sí, el gobierno se centró primero en lo que quería lograr: crecimiento económico a través del turismo. A partir de ahí, trabajaron hacia atrás para determinar qué pasos eran necesarios para lograr este objetivo. Esto incluyó identificar la ubicación adecuada, asociarse con una institución acreditada como el Guggenheim e invertir en la infraestructura necesaria para respaldar una importante atracción cultural.
Al comenzar con el objetivo final en mente, la ciudad pudo trabajar hacia atrás y idear un plan que haría posible lo imposible. Y el resultado fue un edificio que no sólo parecía increíble sino que también tuvo un impacto real en la economía local. En sólo tres años, el Guggenheim Bilbao generó casi mil millones de dólares en ingresos por turismo.
Entonces, ¿cómo puedes aplicar este concepto en tu propia vida? Cuando te embarques en un nuevo proyecto, asegúrate siempre de comenzar con el objetivo final en mente y luego trabaja hacia atrás para identificar los pasos necesarios. Por ejemplo, si deseas iniciar un negocio, en lugar de profundizar directamente en los detalles de cuál será su producto o servicio, comience imaginando cómo será el éxito de su negocio. Esto podría incluir objetivos financieros, una base de clientes leales o reconocimiento de la industria.
A partir de ahí, puedes trabajar hacia atrás para determinar qué pasos son necesarios para lograr tu visión. Esto podría incluir investigación de mercado, creación de un plan de negocios y formación de un equipo de personas talentosas. Al adoptar este enfoque, puedes asegurarte de que cada decisión que tomes esté alineada con tu objetivo final y evitar estancarse en los detalles.
Encuentra tu Lego.
Entonces, estás comenzando un gran proyecto nuevo y te preguntas por dónde empezar. Bueno, antes de hacerlo, considera esta pregunta: ¿cuál es tu Lego? Es la pregunta que siempre se hacen los líderes de proyectos más exitosos del mundo antes de embarcarse en algo grande.
Esto se debe a que todos los grandes proyectos aprovechan el poder de la modularidad, siendo esta la clave para hacer que sucedan grandes cosas. Es la idea de tomar algo pequeño, como un bloque de Lego, y repetirlo una y otra vez hasta construir algo enorme. Divides un gran proyecto en piezas más pequeñas y manejables y luego las vuelves a armar como si fuera un rompecabezas.
La belleza de la modularidad es que permite la experimentación. Puedes dejar un bloque de Lego, colocar otro, otro y otro. Y si algo funciona, lo mantienes en el plan. Si no es así, «falla rápidamente» y ajusta el plan. Ésa es la genialidad de la repetición: al cometer errores y aprender de ellos, mejorarás cada vez más con cada iteración.
Tomemos como ejemplo los pasteles de boda. Incluso el pastel de bodas más grandioso se compone principalmente de una serie de pasteles comunes, planos e idénticos. Apila varios de ellos y obtendrás un nivel. Hornea más, apílalos y obtendrás otro nivel. Reúne muchos niveles y obtendrás una gran torre de pastel. Pero incluso si sus pasteles individuales se hornean correctamente, sus primeros intentos de apilarlos probablemente produzcan algo que se parezca más a la Torre Inclinada de Pisa que a los magníficos monumentos de las revistas. Ahí es donde entra en juego la repetición. Los panaderos desarrollan la capacidad de ofrecer pasteles perfectos sólo después de intentarlo muchas veces, aprendiendo una pequeña lección aquí, una pequeña lección allá.
Un maestro moderno de la modularidad es Elon Musk. Cuando decidió construir Gigafactory 1, la fábrica más grande del mundo en tamaño, no intentó abordar todo de una vez. En cambio, comenzó con una pequeña fábrica, la puso en funcionamiento y luego construyó otra al lado. Repitió este proceso hasta construir veintiún «bloques Lego» que componían toda la instalación.
Al hacerlo de esta manera, Tesla pudo comenzar a producir baterías y obtener ingresos un año después del anuncio, incluso mientras continuaban los trabajos en el resto de la fábrica. Y el mismo principio se aplica a todas las empresas de Musk, incluida SpaceX. La idea es acelerar la curva de aprendizaje, acelerar la entrega y mejorar el rendimiento mediante el uso de replicabilidad y modularidad en el proceso de planificación y entrega.
Entonces, ¿cuál es tu Lego? ¿Cuál es esa pequeña cosa que puedes repetir una y otra vez para hacer algo grande? Podría ser cualquier cosa, desde una sola línea de código hasta un único componente de producto. Lo importante es que dividas tu proyecto en partes pequeñas y manejables, y luego te concentres en perfeccionar cada una antes de pasar a la siguiente.
Al hacerlo de esta manera, no sólo harás que tu proyecto sea más manejable, sino que también tendrás la oportunidad de aprender y mejorar con cada iteración. Podrá fallar rápidamente, ajustar su plan y, en última instancia, hacer que tu proyecto sea más exitoso.
Conclusiones de Cómo hacer grandes cosas
La ley de hierro de los megaproyectos establece que los proyectos grandes y complejos casi siempre superan el presupuesto, el cronograma o ambos. Incluso los proyectos pequeños, como las renovaciones de viviendas, son susceptibles a sobrecostos y retrasos debido a su complejidad. La falacia del compromiso es la tendencia a seguir invirtiendo en un proyecto o decisión fallida simplemente porque ya hemos invertido mucho en él, lo que a menudo conduce a resultados desastrosos. Para evitar esta falacia, se realista acerca de los desafíos y transparente acerca de los costos y riesgos. El proceso de ingeniería inversa o pensamiento de derecha a izquierda puede ayudar a personas y organizaciones a superar desafíos de enormes proporciones y alcanzar objetivos audaces. Y finalmente, la clave para hacer que sucedan grandes cosas es la modularidad, o dividir un gran proyecto en partes más pequeñas y manejables.
Foto de cottonbro studio