En la era digital, la gente está bombardeada por una gran cantidad de información, y puede ser difícil mantenerse organizado y al día. Estamos sobrecargados de información.
Conforme la cantidad de información disponible aumenta, la gestión eficiente de la información se convierte en un habilidad clave para el éxito en muchos campos (superpoderes del Siglo XXI).
La exigencia crece, necesitamos incrementar la productividad. Con la ayuda de un «segundo cerebro» externo, la gente puede mejorar su productividad y concentrarse en las tareas más importantes.
La principal idea de Crea tu segundo cerebro de Tiago Forte es que la gente puede usar la tecnología y las herramientas de organización y productividad para extender y ampliar la capacidad de su cerebro, creando un «segundo cerebro» externo.
Según Forte, el cerebro humano tiene una capacidad limitada para procesar y almacenar información, y la velocidad de cambio del mundo actual es demasiado rápida para que la gente pueda mantenerse al día solo con su memoria y capacidad cognitiva.
Con la ayuda de herramientas como aplicaciones de notas, agenda electrónica y sistemas de organización, la gente puede crear un «segundo cerebro» externo que les ayude a almacenar y acceder a la información de manera eficiente y organizada.
Qué creencias o teorías desafía el libro Crea tu segundo cerebro de Tiago Forte?
Crea tu segundo cerebro desafía varias creencias y teorías comunes sobre la gestión de la información y la productividad, incluyendo:
- La creencia de que la memoria natural de una persona es suficiente para procesar y almacenar la información necesaria para su trabajo y vida cotidiana.
- La idea de que la organización y la productividad se basan en la disciplina personal, y no en herramientas externas.
- La creencia de que los sistemas de organización complejos son solo para personas con trabajos específicos o especializados.
- La idea de que el aprendizaje y el crecimiento personal deben depender exclusivamente de la experiencia directa, y no de la capacidad de acceso a la información externa.
Principales ideas de Crea tu segundo cerebro
- La construcción de un segundo cerebro comienza con la captura eficaz de información.
- Crea un espacio digital diseñado para optimizar la productividad.
- Toma lo que necesitas, olvídate del resto.
- No te limites a almacenar conocimientos: ¡úsalos!
La construcción de un segundo cerebro comienza con la captura eficaz de información.
Conoce a John y Amelia. Ambos son trabajadores del conocimiento. John tiene un segundo cerebro; Amelia no.
Un día típico para Amelia se parece a esto:
Amelia se despierta y su mente se inunda con pensamientos e ideas dispersos, pero antes de que pueda seguirlos, se distrae con el ping de las notificaciones por correo electrónico. Pasa la mañana apagando incendios en su bandeja de entrada. No hay tiempo para ordenar sus pensamientos antes de una reunión por la tarde. Peor aún, pasa la mitad de la reunión revisando archivos tratando de encontrar los números que necesita y pierde por completo el hilo de la discusión. Después del trabajo, agotada, saca un poco de tiempo para trabajar en su proyecto apasionante, pero rápidamente se desanima: no recuerda dónde lo dejó la última vez y no tiene idea de qué priorizar ahora. Se acuesta y el ciclo se repite al día siguiente.
El día típico de John se ve un poco diferente.
John también se despierta con pensamientos dispersos, pero rápidamente escribe ideas prometedoras en su aplicación de notas. De camino al trabajo, reflexiona sobre las ideas con más detalle y toma una nota de voz de los posibles desafíos y soluciones. Cuando llega la reunión de la tarde, tiene la agenda lista, así como información adicional que cree que podría ser pertinente para la discusión. ¿Y esa idea que anotó esta mañana? Ya está lo suficientemente refinado como para presentarlo a la junta. Esa noche, con tiempo para dedicarlo a su proyecto apasionante, sabe exactamente por dónde empezar a trabajar.
John no es más inteligente ni más capaz que Amelia. Simplemente tiene un segundo cerebro.
Entonces, ¿cómo se construye un segundo cerebro que funcione tan bien como John? Es fácil… una vez que descifras el código. Ese es el código como en CÓDIGO. Cada letra representa uno de los cuatro pasos para construir un segundo cerebro: capturar, organizar, destilar y expresar. Esta sección, y las tres siguientes, desglosarán cada uno de esos pasos. Y cada sección terminará con una tarea de crédito adicional, diseñada para ayudarte a desarrollar tu segundo cerebro mientras escuchas.
Comencemos con ese primer paso. Captura.
Estamos rodeados de entradas de información, tanto externas (como citas, imágenes, artículos, notas de reuniones) como internas, como recuerdos, reflexiones e ideas. Aproveche esos aportes. Cuando encuentre una información que desee recordar, debe capturarla; esto podría consistir en tomar una captura de pantalla, marcar un artículo como favorito o incluso grabar una nota de voz rápida. ¡Simple!
Ahora quizás estés pensando: “Espera, ya hago esto. ¡Y definitivamente no siento que tenga un segundo cerebro! Bueno, probablemente estés cometiendo dos errores.
Primero, estás capturando las cosas equivocadas. A menudo, capturamos cosas porque pensamos que deberíamos hacerlo, incluso cuando no sentimos ninguna conexión con ellas. Terminamos con demasiada información que no significa mucho para nosotros. Intente capturar solo información que despierte algo dentro de usted. Podría ser útil pensar en los fragmentos de información que desea capturar como activos de conocimiento. Son más que un hecho o una observación. Son soluciones, ahorran tiempo, chispas de inspiración, cambian de perspectiva.
En segundo lugar, no estás centralizando el conocimiento que capturas. Existen todo tipo de herramientas digitales que le permiten capturar activos de conocimiento. Puede resaltar libros electrónicos, dar me gusta y marcar como favoritos en las redes sociales, extraer clips de audio de podcasts… y la lista continúa. Pero estas herramientas no son toda la historia. Piense en todo lo que capture con estas herramientas como terminaciones nerviosas. Todos deberían conducir de regreso a un sistema nervioso central: su segundo cerebro. Cualquier aplicación de notas digitales estándar debería funcionar. Configure todos sus modos de captura para exportar y actualizar automáticamente todo lo que guarde en ese espacio digital central.
¿Aún te sientes abrumado por toda la información que estás capturando? Siga el ejemplo del físico ganador del Premio Nobel Richard Feynman, quien tenía fama de tener un pensamiento innovador y innovador. Feynman escribió una lista de aproximadamente una docena de preguntas centrales que quería responder en su investigación. Cada vez que encontraba una nueva información, la comparaba con estas preguntas centrales. ¡Usando este método, a menudo encontraba soluciones en los lugares más inesperados! Mantener una lista de preguntas centrales le ayudará a centrar sus capturas, incluso mientras crea una biblioteca ecléctica de activos de conocimiento.
¿Listo para empezar a capturarte a ti mismo? Aquí está su tarea de crédito adicional:
Todo lo que captures debe parecer potente y urgente. Tiago Forte, creador del sistema CODE, captura una media de sólo dos activos al día. Entonces, piensa en tus últimas 24 horas. ¿Cuáles son sus dos conocimientos clave? Captúralos.
Crea un espacio digital diseñado para optimizar la productividad.
¿Has oído hablar alguna vez del efecto catedral? Básicamente, el espacio en el que te encuentras afecta tu forma de pensar. Es más probable que tengas pensamientos elevados sobre el propósito de tu vida cuando estás en una catedral con arcos góticos, techos abovedados y pisos de mármol que en la sala de espera de un dentista. Y es más probable que encuentre atención en un estudio sobrio y escasamente amueblado que en una habitación rebosante de desorden y desorden.
Este mismo efecto se aplica cuando se trata del espacio digital. Piense en los activos de conocimiento que ha capturado como los componentes básicos de su segundo cerebro. Con el siguiente paso, Organizar, es hora de comenzar a convertirlos en una catedral, lo que inspirará pensamientos asombrosos.
Si captura sin organizarse, todos sus valiosos conocimientos comenzarán a sentirse menos inspiradores y más abrumadores. Te enfrentas a una sobrecarga de información aún mayor. ¡Y esta vez el responsable de esa sobrecarga eres tú!
Entonces, tienes que ser un constructor de catedrales y organizar esos activos. Su primer instinto podría ser organizar por categoría temática. Ignora ese instinto. Tu segundo cerebro no debería parecer una biblioteca sino una cocina. ¿Confundido? Bueno, imagina si organizaras tu cocina por alimentos. No funcionaría. Las cocinas están organizadas por proceso y resultado: ollas en el armario encima de la estufa, un escurreplatos junto al fregadero, etc. Para que su segundo cerebro esté orientado a los resultados, organice sus activos de conocimiento en orden de viabilidad.
¿Listo para otro acrónimo? PARA significa Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Estos son los cuatro dominios de tu segundo cerebro. Cada dominio puede contener tantas carpetas dedicadas como desee.
Los proyectos son objetivos a corto plazo, generalmente con una fecha límite, en los que usted está trabajando activamente para completarlos. Un proyecto de trabajo podría ser diseñar un nuevo sitio web. Un proyecto personal podría ser planificar unas vacaciones.
Las áreas son compromisos continuos. Tus finanzas personales, por ejemplo, son un área, no un proyecto. No tienen fecha de entrega. Son dinámicos y necesitan una supervisión constante.
El área que llamamos Recursos es un área de almacenamiento para temas que le interesa explorar pero que aún no se han traducido en proyectos o áreas. Tus pasatiempos y sueños más extraños y salvajes pueden encontrar un hogar aquí, desde la apicultura hasta la astrofísica.
Finalmente, sus Archivos son para proyectos terminados, áreas que ya no son relevantes e intereses que no le interesan en este momento. El hecho de que no sean inmediatamente relevantes no significa que debas desecharlos de tu segundo cerebro, pero debes guardarlos en un lugar de almacenamiento en frío, por así decirlo, para que no interfieran con activos de conocimiento más procesables.
De estas categorías, los Proyectos son los más procesables; Los archivos son los que menos. Cada activo de conocimiento que capture debe asignarse a una de estas cuatro áreas. De esa manera, se colocan en orden de aplicabilidad inmediata. Pero no te emociones demasiado: es mejor no organizarte tan pronto como lo captures. Espere hasta que tenga un lote de activos para clasificar y luego organícelos. Esto le brinda la distancia para observar cada activo de forma analítica y como parte de un contexto más amplio de información.
¿Listo para un crédito extra?
Tu misión es limpiar tu espacio de trabajo digital. Archivar todo. En serio. Tener que revisar una montaña de archivos antiguos es el mayor obstáculo para desarrollar un segundo cerebro eficaz. Una vez que tengas un espacio limpio y fresco, haz un balance mental. ¿Qué proyectos tienes en marcha ahora mismo? Piensa en dos o tres y luego asígnales carpetas. Estás listo para comenzar a construir tu catedral digital.
Toma lo que necesitas, olvídate del resto.
Te despiertas en medio de la noche. Has tenido una idea increíble que te cambiará la vida. Lo anotas y luego te vuelves a dormir. Cuando te despiertas por la mañana y lees la nota al lado de tu cama, piensas: ¿eh? ¿Pepinos alienígenas?
Deje pasar suficiente tiempo entre la presentación de una nota y su reencuentro y, por mucho que le haya resonado en ese momento, seis meses después tiene tanto sentido como pepinos alienígenas.
¿Cómo puedes evitar este problema? Bueno, no solo desea guardar conocimiento, sino guardarlo de una manera que sea accesible y relevante la próxima vez que lo encuentre. La ironía es que cuanto mejor capturas y organizas, menos visible se vuelve toda tu información.
Hay un viejo proverbio chino que dice más o menos así: si quieres adquirir conocimientos, añade algo todos los días. Si quieres alcanzar la sabiduría, resta algo cada día.
El siguiente paso en el sistema CODE (Destilar) consiste en restar. Trabajando en capas, usted identifica, extrae y destila información clave. Cuantas más capas, más potentemente se destilarán sus activos de conocimiento.
Así es como se verían cuatro capas de destilación en acción.
- Primero, guarda un artículo que despierte su interés.
- En segundo lugar, lo lees detenidamente y resaltas los pasajes clave.
- En tercer lugar, ponga en negrita las ideas y frases clave de esos pasajes.
- Cuarto, escribe un resumen ejecutivo de esas ideas clave, no más de unas pocas oraciones.
Recuerde, cuando esté destilando, no necesita resumir todo el artículo, solo las partes que despertaron su interés y son relevantes para sus objetivos. Y asegúrese de que la información más resumida sea también la más reconocible. Por ejemplo, su resumen ejecutivo debe ser lo primero que vea cuando regrese a un activo de conocimiento, lo que le permitirá volver a familiarizarse con las conclusiones más importantes de cualquier activo.
La destilación lleva tiempo. Pero te prometo que te ahorra mucho más tiempo del que ocupa. La próxima vez que interactúes con el conocimiento adquirido, no tendrás que repasarlo todo para recordar por qué es relevante. Y puede elegir el nivel en el que participa: hojee el resumen, actualice las ideas clave que ha resaltado o revise el contenido nuevamente.
Si necesita más estímulo para comenzar a destilar, inspírese en el premiado realizador de documentales Ken Burns. Sus documentales sobre temas como el jazz o la Guerra Civil estadounidense son clases magistrales de destilación. Burns depende en gran medida del metraje encontrado y de archivo; según sus cálculos, por cada 50 horas de metraje que captura, solo una hora llega al montaje final.
¿Listo para intentar destilar por ti mismo? Reserva treinta minutos, toma la bebida que prefieras y siéntate con un artículo que has querido leer. Luego, repase las capas de destilación: lea el texto, resalte pasajes clave, ideas críticas audaces y cree un resumen ejecutivo.
No te limites a almacenar conocimientos: ¡úsalos!
Hemos llegado al último paso del sistema CODE: Express. Este paso se explica por sí mismo. Has construido un segundo cerebro funcional. Ha recopilado información, la ha organizado y la ha concentrado en conclusiones clave. Ahora es el momento de poner en práctica ese conocimiento: crear nuevos resultados en el trabajo, actuar para cumplir proyectos personales, hacer despegar actividades secundarias e innovar nuevas soluciones a problemas persistentes.
Bueno, ¿qué estás esperando? ¡Vete! ¡Divertirse!
No te preocupes, aún no hemos terminado. Para muchas personas, este último paso es el más desalentador. Entonces, aquí tienes un truco final para ayudarte a utilizar todo ese conocimiento que has capturado, organizado y destilado.
Haga despegar sus proyectos utilizando paquetes intermedios. ¿Qué son los paquetes intermedios? Son partes pequeñas y procesables de un proceso más amplio.
Piensa en Lego: cuantas más piezas tengas, más intrincadas e impresionantes construcciones podrás crear. De la misma manera, podrá llevar a cabo proyectos asombrosamente grandes y complejos si los divide en pasos discretos y alcanzables.
De hecho, muchas profesiones ya hacen esto: los desarrolladores de software trabajan en módulos y los productores de televisión desarrollan pilotos antes de crear temporadas enteras de televisión.
Por supuesto, abordar un paquete intermedio es más factible y a prueba de interrupciones que intentar abordar un proyecto completo a la vez. Pero hay otra ventaja. Los paquetes intermedios le permiten solicitar retroalimentación temprana y con frecuencia; de esa manera, si necesita cambiar de rumbo, puede hacerlo con un mínimo de trabajo perdido.
¿Aun mejor? Una vez que cree un paquete intermedio (una agenda de reunión o una declaración de misión), puede usarlo una y otra vez, reutilizándolo y modificándolo para adaptarlo a sus proyectos actuales. De hecho, si ha estado usando su segundo cerebro por un tiempo, probablemente ya tenga allí docenas de paquetes intermedios prediseñados.
La función de etiquetado y la barra de búsqueda son tus amigas cuando se trata de recuperar paquetes intermedios. Deberá sentar las bases aquí etiquetando la información y los activos de conocimiento que capture con una sección transversal de palabras clave relevantes. Créame, se lo agradecerá más tarde.
Supongamos que necesita escribir una sección de preguntas frecuentes para el sitio web de su empresa. Afortunadamente, has etiquetado todo lo que aparece con frecuencia como «Preguntas frecuentes». Busque la etiqueta y, listo , sus preguntas frecuentes están básicamente escritas para usted. Si observa alguna pregunta frecuente nueva, etiquétela a medida que aparezca. Cuando llegue el momento de actualizar, busque la etiqueta nuevamente e incorpore cualquier información nueva. Es realmente así de simple.
¿Pero el mejor incentivo para expresarse? Está muy bien resumido por el filósofo del siglo XVIII Giambattista Vico: verum ipsum factum . Eso en latín significa: sólo sabemos lo que hacemos. En otras palabras, no podemos entender realmente algo hasta que nos ensuciamos las manos. Cuando utilizas el conocimiento y las ideas que has reunido para crear algo nuevo, es cuando realmente puedes considerarte un experto.
Una última tarea antes de partir. Intenta completar un proyecto. No es necesario que sea perfecto, sólo hay que hacerlo. Y si no terminas las cosas en serie, prueba esta regla general: comienza solo un proyecto que esté terminado en un 80 por ciento; cuando las bases ya están sentadas, es mucho más probable que consigas llevar a cabo las cosas.
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