En el mundo empresarial actual, donde la eficiencia y la escalabilidad son cruciales para el éxito, el management se enfrenta el desafío constante de optimizar sus operaciones sin sacrificar la calidad o el control.
SYSTEMology: Create time, reduce errors and scale your profits with proven business systems de David Jenyns, ofrece una solución práctica a este dilema. Basado en la experiencia personal de Jenyns y en estudios de casos reales, este libro presenta un marco de trabajo detallado diseñado para ayudar a los empresarios a sistematizar sus negocios de manera efectiva.
A través de un proceso de siete pasos, Jenyns guía a los lectores en cómo liberarse de las operaciones diarias y, al mismo tiempo, aumentar sus ganancias y eficiencia.
Este enfoque no solo promete transformar la manera en que se manejan los negocios, sino que también prepara el terreno para un crecimiento sostenible y una mayor satisfacción personal.
Paso uno: Definir los sistemas críticos
Si alguna vez te lanzaste a la aventura de tener tu propio negocio buscando más libertad, quizás te identifiques con sentirte atrapado en un ciclo sin fin de 80 horas semanales, entre adquisición de clientes, entrega de servicios y mantenimiento de relaciones. Para David Jenyns, la llegada de su primer hijo fue el impulso para reinventar su manera de operar; para ti, podría ser la creciente necesidad de un cambio urgente. Así que, comencemos.
El primer paso en tu viaje con SYSTEMology es identificar los sistemas más críticos de tu negocio. Aunque parezca una tarea desalentadora, en esta etapa solo necesitas reconocerlos, y para ello contarás con la ayuda del Flujo Crítico del Cliente (FCC).
El FCC te guía para delinear y optimizar lo esencial de tus operaciones. Puedes usar una plantilla disponible en www.systemology.com/resources o simplemente empezar con una hoja en blanco.
Inicia definiendo un cliente objetivo y el producto o servicio que normalmente le ofreces, anotando estos datos en la parte superior de la página como recordatorio. Luego, esboza el recorrido de este cliente desde que te descubre hasta que realiza la compra y, idealmente, se convierte en un cliente recurrente o en un referente.
No es necesario detallar cada paso y desvío, solo la progresión general. A lo largo de tu experiencia con SYSTEMology, crearás varias docenas de estos flujos, pero para verificar que estás en el camino correcto, comparte este FCC inicial con otro emprendedor o mentor. Si logran entenderlo sin mucha explicación de tu parte, ¡estás avanzando correctamente!
Este primer paso, aunque parecía intimidante, es crucial para la sistematización de tu negocio y sienta las bases para el siguiente paso: asignar. Verás cómo esta transición de definir a asignar transforma teorías en mejoras operativas prácticas y cotidianas.
Paso dos: Delegar con estrategia
La microgestión y la dificultad para delegar son críticas comunes hacia los dueños de negocios, críticas que, irónicamente, suelen tener fundamento y afectar el potencial de éxito de sus empresas. Sin embargo, el verdadero desafío no radica en soltar las riendas, sino en reconocer que el equipo ya posee la experiencia necesaria para alcanzar la excelencia.
Este reconocimiento nos lleva al segundo paso crucial en el proceso de SYSTEMology: delegar tareas clave a los miembros del equipo con el conocimiento adecuado.
Para lograrlo, se emplea el Gráfico de Departamentos, Responsabilidades y Equipo (GDRE), un método estructurado para organizar y delegar responsabilidades. Aunque existe una plantilla disponible en www.systemology.com/resources, empezar con una hoja en blanco también es una opción válida.
El primer paso consiste en identificar los departamentos clave de tu negocio, asegurando que cada aspecto del Flujo Crítico del Cliente (FCC) esté considerado. Luego, se asignan las responsabilidades más críticas a los departamentos correspondientes y se especifican los líderes actuales de cada uno. Posteriormente, se destacan otros miembros del equipo con habilidades o conocimientos específicos esenciales para las tareas de cada departamento. Este simple acto de documentación puede aclarar significativamente la estructura organizativa.
El siguiente paso es distribuir las tareas críticas entre los miembros del equipo identificados. Este enfoque, que enfatiza en modelar los sistemas según las mejores prácticas de los miembros más destacados del equipo, no solo optimiza las operaciones sino que también promueve una cultura de mejora continua y éxito colectivo.
Al alcanzar este punto, celebra haber dado un paso significativo hacia la sistematización de tu negocio. Ahora cuentas con un plan para capitalizar las fortalezas de tu equipo, sentando las bases para un crecimiento sostenible y eficiente, y minimizando la dependencia excesiva de cualquier individuo, incluido tú mismo.
Paso tres: Capturar y documentar
Es momento de capitalizar el amplio conocimiento de tu equipo, convirtiéndolo en sistemas accesibles y compartibles. Este paso trasciende la simple captura de conocimiento; busca transformarlo en un marco que potencie la eficiencia y efectividad del equipo.
Un aspecto clave para el éxito de este proceso es considerarlo como una tarea colaborativa entre el trabajador experto, quien posee el conocimiento específico de cada tarea identificada en tu GDRE, y tu campeón de sistemas, encargado de organizar y documentar los sistemas empresariales.
Identificar a tu campeón de sistemas suele ser sencillo; son aquellos en tu equipo reconocidos por su meticulosidad y pasión por establecer procesos claros y ordenados.
Inicia este proceso solicitando al trabajador experto que se grabe ejecutando su tarea asignada. La naturaleza de la tarea dictará el método de grabación más adecuado: grabaciones de pantalla para tareas de oficina, grabaciones físicas para trabajos en sitio y grabaciones de audio para actividades de ventas. Lo importante es documentar el proceso tal cual es, imperfecciones incluidas, para establecer una base común para toda la empresa.
Posteriormente, tu campeón de sistemas deberá transformar esta grabación en una guía detallada paso a paso, incluyendo toda la información relevante como el nombre del sistema, su descripción y los contactos clave.
Luego, comparte esta guía preliminar con el trabajador experto para que la valide contra la ejecución real de la tarea. Una vez perfeccionado el sistema, hazlo accesible para todo el equipo, introduciéndolo gradualmente como el nuevo estándar.
Aunque este paso requiere un esfuerzo considerable, los beneficios en eficiencia y calidad serán significativos. Avanzando, asigna a tu campeón de sistemas la tarea de documentar dos sistemas por semana hasta cubrir todos los flujos de trabajo críticos, preparando el terreno para la siguiente fase de SYSTEMology: la organización.
Paso cuatro: Estructurar y centralizar sistemas
La cuarta fase de SYSTEMology marca un cambio estratégico hacia la organización y centralización de los sistemas que has comenzado a documentar. Esta etapa enfatiza la necesidad de no solo tener sistemas establecidos, sino también de asegurar que sean accesibles y ejecutables para tu equipo.
El éxito en esta fase se sustenta en dos pilares fundamentales: la consolidación de todos los sistemas en una plataforma de gestión centralizada y la implementación de mecanismos de responsabilidad. Estos elementos son cruciales para transformar tus sistemas de simples documentos a componentes activos del flujo de trabajo diario.
Es importante destacar que la bandeja de entrada de tu correo electrónico no constituye una solución eficaz para la gestión de estos sistemas. A pesar de ser útil para la comunicación, el correo electrónico presenta limitaciones significativas en la gestión de tareas y el mantenimiento de la supervisión, lo que puede llevar a errores y retrasos innecesarios. Por ello, la utilización de software especializado es esencial.
Es crucial diferenciar entre el software de gestión de sistemas y el software de gestión de proyectos. Mientras que herramientas como Asana, Basecamp o Trello facilitan la delegación de tareas, las plataformas de gestión de sistemas se centran en la documentación estructurada de procesos. Para la mayoría de las necesidades, puedes optar por software de gestión de proyectos que permita la creación de tareas y subtareas y ofrezca una experiencia de usuario cohesiva e intuitiva. El software de gestión de sistemas, por su parte, debe soportar adjuntos de medios enriquecidos y ofrecer configuraciones robustas de permisos.
Una vez seleccionado el software adecuado, la personalización se convierte en un paso crítico. Tú y tus jefes de departamento deberán adaptar estas herramientas para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio. Dedicar tiempo a personalizar estas plataformas al inicio puede aumentar significativamente el compromiso y la adherencia de tu equipo.
Con estas tecnologías implementadas, el siguiente paso es la integración, donde el enfoque se traslada de la organización y accesibilidad de los sistemas a su incorporación efectiva en las operaciones diarias de tu empresa.
Paso cinco: Fomentar la integración y el liderazgo
¡Enhorabuena! Has alcanzado la quinta y última etapa de tu travesía con SYSTEMology. Ahora, es momento de asegurar el respaldo del equipo para los sistemas que has meticulosamente definido, asignado, extraído y organizado. Este paso es crucial para elevar tu negocio a nuevas alturas.
Antes de profundizar, es esencial distinguir entre los roles de «líder» y «gerente» dentro de tu organización, una distinción que quizás hayas postergado. Como fundador y propietario, probablemente te identifiques más con el papel de «líder», aquel que inspira y dirige el rumbo del negocio con creatividad e innovación. Sin embargo, el «gerente» es quien asegura la consistencia y la responsabilidad, anclando la organización con un enfoque en los detalles y los procesos. Aceptar que es raro que una persona sobresalga en ambos roles es fundamental para el crecimiento de tu empresa.
Por lo tanto, encontrar o desarrollar un contraparte gerencial es crucial para liberarte y permitirte enfocarte en la visión a largo plazo de tu negocio. Este paso puede ser liberador, especialmente cuando recuerdas que el sistema de gestión de proyectos que has implementado te permite monitorear el progreso sin necesidad de microgestionar.
Además, promover una cultura empresarial que valore el pensamiento sistémico y el liderazgo efectivo es vital para el éxito continuo y la escalabilidad de tu negocio. Este enfoque no solo prepara el terreno para la expansión futura, sino que también puede aumentar el valor de venta de tu empresa, si ese es tu objetivo.
Al completar estos cinco pasos de SYSTEMology, has transformado tu negocio de manera significativa, diferenciándolo del resto. Aunque el proceso de iteración y refinamiento será continuo, el compromiso con este método asegura que el negocio que evolucione será extraordinariamente distinto al que iniciaste.