Cómo pasar de la idea a la realización: ‘Start Finishing’ de Gilkey

La idea principal del libro Start Finishing: How to Go from Idea to Done de Charlie Gilkey es brindar un método sólido para convertir una idea en un proyecto terminado, enfocándose en cómo superar los desafíos y establecer una agenda realista.

El libro presenta un método de nueve pasos que incluye:

1. Aprender a dominarse a sí mismo para lograr la productividad.
2. Entender los bloqueos mentales y las barreras emocionales que pueden impedir el progreso.
3. Definir claramente el proyecto y sus objetivos.
4. Identificar los recursos necesarios para completar el proyecto.
5. Establecer una agenda realista y practicable.
6. Identificar posibles problemas y encontrar soluciones preventivas.
7. Trabajar en etapas y mantenerse motivado a lo largo del proceso.
8. Monitorear el progreso y hacer ajustes en el camino.
9. Celebrar las victorias y aprender de los errores.

Cuál es la aportación novedosa del libro «Start Finishing» de Gilkey?

Aporta varias ideas novedosas y útiles a la literatura sobre productividad y gestión de proyectos. Algunas de las contribuciones novedosas del libro incluyen:

1. Un énfasis en la introspección y la comprensión de los bloqueos mentales y las barreras emocionales que pueden impedir el progreso.
2. Una estrategia para establecer una agenda realista y practicable que toma en cuenta las limitaciones del tiempo y los recursos del individuo.
3. Una serie de herramientas y técnicas para mantenerse enfocado y motivado a lo largo del proceso de completar un proyecto.
4. Una discusión sobre cómo gestionar las expectativas y evitar la sobrecarga, que es un problema común para muchas personas.
5. Una exploración de cómo usar la tecnología para mejorar la productividad y la gestión de proyectos.
6. Una perspectiva holística del proceso de completar un proyecto, que incluye la importancia de la celebración de las victorias y el aprendizaje de los errores.

Principales ideas de Start Finishing

• Para hacer tu mejor trabajo, primero convierte tus ideas en proyectos.
• Para completar los mejores proyectos laborales, es necesario cultivar ciertas cualidades.
• Planificar tu proyecto implica crear una meta SMART y una red de apoyo.
• Piensa en tu proyecto como una serie de partes más pequeñas que se complementan entre sí.
• Conoce los diversos factores que pueden ralentizar o detener tu proyecto.
• Las estrategias y cronogramas eficientes te ayudan a generar impulso.
• Después de completar tu proyecto, tómate el tiempo para recuperarlo, limpiarlo y aprender de él.

​Para hacer tu mejor trabajo, primero convierte tus ideas en proyectos.

He aquí una pregunta: ¿Qué tiene en común el antiguo filósofo griego Aristóteles con el Dalai Lama, el líder espiritual del budismo? Ambos enseñan que los humanos prosperan mediante la acción.

Pero no cualquier acción. Las personas prosperan cuando hacen las cosas para las que las prepara su propia experiencia, conocimiento y perspectiva únicos. El autor llama a esto hacer el mejor trabajo. 

Entonces, ¿cuál es tu mejor trabajo? Si no estás seguro, busca pistas en las ideas que constantemente le molestan. Entre esas ideas se encuentran las que le conducirán a su mejor trabajo. Para prosperar, es necesario identificar cuáles son y actuar en consecuencia. 

Cuando escuchas la palabra «proyecto», probablemente piensas en la escuela o el trabajo. Pero un proyecto es cualquier cosa que requiera tiempo, atención y esfuerzo para completarse, y la vida está llena de ello. Prepararse para el primer día de clases es un proyecto. También lo es mudarse a una nueva ciudad. 

Los proyectos revelan tu mundo interior. Piénsalo: si temes los lunes, eso te dice mucho sobre lo que no disfrutas, del mismo modo que encontrarte trabajando hasta tarde con entusiasmo en un proyecto te indica lo que te apasiona. Y los mejores proyectos de trabajo (es decir, proyectos que le permiten hacer su mejor trabajo) crean oportunidades para que usted prospere.

Pero ¿cómo sabes qué idea convertir en tu primer mejor proyecto de trabajo? 

Prueba este sencillo ejercicio: primero, escribe todas las ideas que esté considerando. Estas pueden ir desde iniciativas creativas en el trabajo hasta organizar el garaje o emprender un viaje de ensueño. A continuación, tacha las ideas que no resuenan profundamente contigo y aquellas que no te importaría dejar de lado.

Las ideas que te quedan son aquellas que son importantes para ti. Pero todavía tienes que centrarte en una idea. Para hacer esto, considera lo siguiente: ¿Qué idea te gustaría más celebrar haber completado? ¿Cuál tendrá el impacto más significativo en tu vida dentro de cinco años? Tal vez haya una idea por la que felizmente te levantarías temprano o te quedarías despierto hasta tarde, o una que te rompería el corazón si la abandonaras. 

La idea que cumple con la mayoría de estos criterios es aquella en la que se debes trabajar primero. Y los siguientes apartados demostrarán exactamente cómo hacer esto.

Para completar los mejores proyectos laborales, es necesario cultivar ciertas cualidades.

Si alguna vez has asumido un proyecto, sabrás que seguramente habrá algunos desafíos relacionados con él. Los mejores proyectos de trabajo no son diferentes. 

En particular, existen algunos desafíos que obstaculizan el inicio o la finalización de los mejores proyectos laborales. Para empezar, puedes distraerte con prioridades en competencia. Y a menudo tienes que lidiar con la basura mental: los pensamientos e ideas que te dicen que no eres capaz de hacer lo que te has propuesto. Quizás no tengas planes realistas para tus proyectos o creas que te faltan los recursos necesarios. O tal vez las personas que te rodean no entienden lo que quieres lograr y qué necesitas para lograrlo.

Afortunadamente, existen herramientas para afrontar estos desafíos.

Adoptar ciertas cualidades cuando trabajas te ayudará a llevar a cabo tus mejores proyectos laborales. Dependiendo del desafío que tengas entre manos, es posible que necesites reunir todas estas cualidades a la vez, o solo algunas. Y el grado en que tú tienes o carece de ciertas cualidades depende de su educación, personalidad y experiencia de vida en general. Pero al elegir cultivar una cualidad, puedes fortalecerla y enfrentar con confianza los obstáculos que encuentres mientras haces tu mejor trabajo.

La primera cualidad que necesitas es la intención. Establecer intenciones claras sobre lo que desea lograr hace que sea más fácil desarrollar planes realistas. Luego está la conciencia, que te ayuda a comprenderte mejor a ti mismo y al mundo que te rodea. Con este conocimiento, puede identificar prioridades en competencia, por ejemplo, o encontrar formas de maximizar sus recursos. También necesitarás aprender a establecer límites. Estos te ayudarán a ganar tiempo y espacio para trabajar en tu proyecto. 

Al cultivar el coraje, podrás enfrentar los diversos obstáculos que se te presenten, como desafiar la basura mental o hablar cuando necesites ayuda. De hecho, la falta de coraje puede impedirte incluso iniciar tus mejores proyectos laborales. Mientras que el coraje te ayuda a empezar, la disciplina (la cualidad final) te mantiene adelante. Ya sea ceñirse a los planes o mantener límites, la disciplina le ayuda a desarrollar los hábitos que necesita para llevar tus proyectos a la meta.

Planificar tu proyecto implica crear una meta SMART y una red de apoyo.

¿Alguna vez escuchaste el dicho: «Una meta sin un plan es solo un deseo?» Bueno, lo mismo puede decirse de un proyecto.

Claro, revisar tus ideas y elegir una es un excelente primer paso. Pero si no sabes exactamente cómo ejecutarlo, o qué necesitas para hacerlo, tendrás dificultades para lograr algún progreso. Es un poco como nadar en el océano sin tener idea de dónde está la orilla, o incluso si existe alguna orilla.

Pero así como existe una fórmula que te ayudará a elegir una idea para tu mejor proyecto laboral, también hay pasos que puedes seguir para planificarlo. Y todo comienza con volverse INTELIGENTE.

Cuando tienes un destino claro y un sentido de dirección, es mucho más fácil llegar a donde quieres ir. Para establecerlos, utilice el acrónimo SMART al crear tus objetivos.

SMART = Específicos (Specific), Medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), realistas (Realistic) y de duración limitada (Time-bound).

Una vez que tengas una meta SMART, piensa en tu paquete de éxito: las personas que te ayudarán a lograrla.

Necesitas guías experimentados y conocedores que le den consejos o inspiración, y compañeros con quienes pueda compartir ideas y experiencias. Quienes te apoyan, como un amigo que cuida niños para darte algo de tiempo para concentrarte, contribuirán al proyecto o te ayudarán a hacer el trabajo. Por último, su paquete de éxito incluye a los beneficiarios que se verán afectados positivamente por su proyecto. 

Pide a un máximo de cinco personas por categoría que estén en tu paquete de éxito. Enumera tres formas en que pueden ayudar y comunícate con ellos con regularidad.

Piensa en tu proyecto como una serie de partes más pequeñas que se complementan entre sí.

Ya sea ejecutar una idea brillante o limpiar el garaje, las personas a menudo no logran hacer ciertas cosas porque creen que no tienen suficiente tiempo. Y es fácil caer en esta trampa cuando se trata de los mejores proyectos laborales.

Pero esta es la cuestión del tiempo: nunca encontrarás suficiente. En cambio, tienes que lograrlo. Y una vez que haya reservado tiempo para un proyecto, ese mismo espacio se puede utilizar para cualquier proyecto siguiente. 

Entonces, ¿cómo se gana el tiempo? Empieza por dividir el proyecto en actividades que puedas realizar en horas, días, semanas y meses.

Para entender cómo dividir su proyecto en actividades basadas en el tiempo, imagina el proyecto como una pirámide con cinco niveles. La base de la pirámide consta de tareas que puedes completar en un día, lo que el autor llama fragmentos. Encima de la base, tienes actividades que tardan semanas en completarse, luego meses, trimestres y, finalmente, un año. Cuanto más grande sea un proyecto, más partes constará y más tiempo llevará. Por ejemplo, una persona que inicia un negocio necesitaría unos días para investigar ideas y algunas semanas para crear un plan de negocios. Lanzar con éxito el negocio requeriría varios meses de trabajo.

Una vez que hayas dividido el proyecto en actividades, puedes conectarlas a una escala de tiempo. Esto te dará una indicación de cuánto tiempo llevará el proyecto, lo que te permitirá hacer espacio en tu agenda. 

Mira tu agenda semanal y reserva bloques de tiempo dedicados a partes del proyecto. Los bloques de enfoque duran entre 1,5 y dos horas y son para trabajo en solitario que impulsa el proyecto. Estos son clave para completar el proyecto y necesita al menos tres por semana para generar y mantener el impulso. Y debido a que cada proyecto requiere algún administrador para avanzar, como hacer llamadas telefónicas o planificar, necesitas bloques de administración de aproximadamente 30 a 60 minutos cada uno. Las actividades que implican colaborar con otros o conectarse con sus seres queridos o su paquete de éxito entran en la categoría de bloqueos sociales. 

Tan importante como es la productividad, también debes descansar y recargar energías. Lo último que quieres es que el agotamiento te detenga en seco. Es por eso que debes programar un bloque de recuperación por cada dos bloques de enfoque o sociales. Dedica este tiempo a hacer cualquier cosa que te recargue, ya sea hacer ejercicio, leer o ir a una fiesta.

Conoce los diversos factores que pueden ralentizar o detener tu proyecto.

Así que has priorizado y planificado tu proyecto y las cosas están avanzando. Esas son excelentes noticias, pero independientemente de qué tan bien planificas y programas, encontrará cosas que retrasarán su proyecto o, peor aún, lo detendrán por completo. Y así como los ingenieros deben tener en cuenta las fuerzas que frenan los automóviles y los aviones, tú debes ser consciente de las cosas y eventos que pueden surgir y afectar negativamente tu progreso.

Prioridades, por ejemplo. Desafortunadamente, no eres el único que las tiene; otras personas también lo hacen, y sus prioridades son las cosas que más probablemente te frenarán, si se lo permites. Digamos que tu padre te llama justo cuando te estás sentando a trabajar. Quiere ponerse al día, pero ese tiempo de calidad llegará a expensas de su productividad. ¿Qué puedes hacer?

La buena noticia es que hay maneras de gestionar prioridades contrapuestas. Para las cosas que estás dispuesto a hacer, puede ser tan simple como programar un tiempo; por ejemplo, podrías decirle a tu padre que estás ocupado y dejar la conversación para otro momento. Pero para aquellas cosas que simplemente no quieres hacer, es mejor ser claro. Así que evite darle a alguien un “tal vez” reacio cuando te pregunte si quieres hacer algo; en su lugar, di no de inmediato. 

Los otros factores a tener en cuenta son las diferentes formas en que los proyectos se estancan. 

Una son las cascadas, que ocurren cuando un proyecto se retrasa, lo que hace que otros proyectos se ralenticen o incluso se detengan. La mejor manera de manejarlos es priorizando el proyecto que causa la cascada, así como cualquier proyecto que sea importante completar. Luego, comprométete a realizar menos proyectos en el futuro. Limitar la cantidad de proyectos también ayuda a evitar atascos, que ocurren cuando no puedes terminar nada a tiempo porque tienes demasiados proyectos en curso. En caso de un atasco, aborda las partes que resultarán en el mayor progreso para cada proyecto.

Con las lonas, tu proyecto no sólo se atasca, sino que permanece atascado. Cuanto más dure esto, más te costará empezar a trabajar en el proyecto de nuevo. El truco para salir de una lona es empezar a moverse y luego seguir moviéndose. Divide las partes del proyecto en tareas aún más pequeñas y comprométete a completar una en los próximos tres días, y luego trabaja en ella al menos dos veces por semana.

Las estrategias y cronogramas eficientes ayudan a generar impulso.

Este es un escenario común: te fijas una gran meta por la que trabajar, como perder peso o aprender un nuevo idioma. La idea de lograr realmente el objetivo es emocionante y no puedes esperar hasta haberlo logrado finalmente. Entonces creas un plan y comienzas a trabajar en él.

Pero hay un problema: no puedes fluir. Algunos días alcanzas todos tus objetivos, pero otros te cuesta hacer algo. Nunca alcanzarás tu objetivo si sigues así. Para avanzar, es necesario generar impulso y, para lograrlo, es necesario adoptar medidas coherentes y estratégicas. Y lo mismo ocurre cuando estás trabajando en tu mejor proyecto laboral.

El día tiene una cantidad limitada de tiempo, pero puedes hacer muchas cosas usándolo de manera eficiente. 

Una forma de hacerlo es agrupando o apilando tareas. Trabajar por lotes significa realizar tareas similares de una sola vez, por ejemplo, hacer llamadas. Esto reduce el tiempo y la energía mental dedicados a cambiar entre tareas. Apilar, por otro lado, ahorra tiempo al combinar diferentes actividades; por ejemplo, ir de excursión con personas involucradas en tu proyecto y discutirlo a lo largo del camino. 

Mientras realiza lotes y apila, no olvides las tareas que necesitas realizar pero que realmente no deseas realizar. Estas se llaman ranas, nombre inspirado en el autor Mark Twain. Twain aconsejó: «Si tienes que tragarte una rana, trágatela a primera hora de la mañana». Y así es como debes manejar las ranas del proyecto: lo antes posible. Pensar en ellos durante mucho tiempo sólo aumenta el estrés y el miedo que sientes, quitándote tiempo y energía de tu proyecto.

Otra forma de aumentar la eficiencia y el impulso es programar el trabajo en el momento adecuado. Contrariamente al dicho “al que madruga Dios le ayuda”, no todo el mundo trabaja bien por la mañana. Algunas personas tienen más concentración y energía por la tarde. A otros les va mejor por la noche. Programar el trabajo importante para cuando esté más alerta y con más energía conduce a un progreso más fácil y consistente.

Hacer que sea más fácil volver a sumergirte en tus tareas también es excelente para generar impulso. Puede hacerlo creando un rastro de migajas al final de cada sesión de trabajo. Puede ser una nota sobre su próximo paso o una tarea que no requiera demasiado esfuerzo. Si lo conviertes en un hábito, no perderás tiempo ni te sentirás perdido al inicio de tus sesiones de trabajo.

Después de completar tu proyecto, tómate el tiempo para recuperarlo, limpiarlo y aprender de él.

Después de semanas o meses de trabajar, ¡finalmente completarás tu mejor proyecto de trabajo! 

Este es un momento de alivio y orgullo. Entonces, naturalmente, debes celebrarlo, no solo por ti mismo, sino también por los amigos, familiares y miembros de tu grupo de apoyo que te animaron y te ayudaron. También merecen la oportunidad de disfrutar de tu éxito, y tú puedes crearlo anunciando su logro o marcándolo con una cena o reunión. 

Sin embargo, celebrar no debería ser lo único en tu agenda. Es igualmente importante tomarse un tiempo y prepararse para el próximo proyecto.

La emoción de completar un proyecto puede hacer que tengas ganas de pasar al siguiente, pero es fundamental que te des algo de tiempo entre ellos. Al fin y al cabo, pones tiempo, esfuerzo, emoción y energía en los proyectos, y cuanto más grandes son, más agotado te dejan.

Tomarse un tiempo antes de comenzar otro proyecto también te brinda la oportunidad de hacer un poco de limpieza. Trabajar en un proyecto crea un desorden en tu entorno físico, tu espacio de trabajo digital e incluso tu vida social. Por eso es importante limpiar, archivar y despejar un poco en cada área. Si pospones eso, probablemente tendrás que lidiar con ello durante tu próximo proyecto, lo cual no es lo ideal.

En los espacios físicos y digitales, todo lo que sobra de lo que acaba de completar y que ya no necesitas debe desecharse y el resto debe almacenarse para su uso posterior u organizarse para facilitar el acceso. En tu vida social, piensa en relaciones que quizás hayas descuidado o en compromisos que debes cumplir.

Otra actividad útil que puedes incluir en su tiempo de inactividad es una revisión posterior a la acción o AAR. En el ejército de EE. UU., los AAR se utilizan para evaluar las actividades de entrenamiento y aprender de ellas. Tener tu propia versión te permite aprender de la experiencia de completar un proyecto. 

Para realizar un AAR, considera no sólo el proyecto, sino también las personas, los procesos y las herramientas involucradas. Luego pregúntate qué salió bien, qué aprendiste y qué desafíos, errores y lecciones ocurrieron. Además, toma nota de los hábitos, rutinas, estrategias o eventos que realmente te impulsaron hacia adelante y marcaron la diferencia. Con cada AAR, aprenderás algo que hará que tu próximo mejor proyecto de trabajo sea más fácil de completar.